Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche

Verantwortlich für die hier beschriebene Bearbeitung ist die restful GmbH, Engehaldenstrasse 20, 3012 Bern, Schweiz. Für alle Fragen zum Datenschutz schreiben Sie an privacy@commelia.com.

2. Gespräche unserer Kundinnen und Kunden mit Commelia

Organisationen nutzen Commelia, um per Web-Chat, E-Mail, WhatsApp oder Threema mit ihren Besuchenden zu kommunizieren. Für diese Inhalte ist die jeweilige Organisation verantwortlich; wir bearbeiten die Daten in ihrem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsbearbeitungsvertrags. Haben Sie einer Organisation über Commelia geschrieben, richten Sie Anliegen zu Ihren Daten bitte an diese Organisation. Wir unterstützen sie dabei.

3. Besuch unserer Website

Wenn Sie commelia.com, commelia.ch oder commelia.de besuchen, bearbeiten unsere Server technische Daten, die jeder Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Seite und Browserangaben. Wir nutzen sie, um die Website auszuliefern und vor Missbrauch zu schützen, und bewahren sie nur kurz auf.

Wir verwenden keine Analyse-Werkzeuge, keine Tracking-Cookies und keine Werbung. In Ihrem Browser speichern wir nur Einstellungen, die Sie selbst wählen:

• die gewählte Sprache (Cookie «commelia_lang», ein Jahr),
• die Währung der Preise und die helle oder dunkle Darstellung (lokaler Speicher).

4. Unser Website-Chat

Sie können uns über den Chat auf unserer Website schreiben. Wir bearbeiten Ihre Nachrichten, Ihre E-Mail-Adresse, falls Sie sie angeben, und eine zufällige Kennung, die in Ihrem Browser gespeichert wird. Unser KI-Assistent kann zuerst antworten; er nutzt die in Ziffer 7 beschriebenen KI-Anbieter. Beenden Sie den Chat, können Sie Ihre Nachrichten sofort löschen lassen.

5. Ihr Commelia-Konto

Wenn Sie oder Ihre Organisation sich registrieren, bearbeiten wir die für den Dienst nötigen Daten:

• Name, E-Mail-Adresse und Passwort (nur als Hash gespeichert),
• Organisation, Projekte, Rollen und Gruppenzugehörigkeiten,
• Sitzungen mit IP-Adresse und Browser, Zwei-Faktor-Einstellungen und Benachrichtigungsoptionen,
• Protokolle wichtiger Aktionen im Audit-Log,
• Abo-, Plan- und Rechnungsdaten.

6. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten Personendaten, um unsere Website und unseren Dienst bereitzustellen, mit Ihnen zu kommunizieren, den Dienst sicher zu betreiben, gesetzliche Pflichten zu erfüllen und unser Angebot zu verbessern. Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir uns auf die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionierenden Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), gesetzliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und, wo eingeholt, Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

7. Künstliche Intelligenz

KI-Funktionen senden den für die jeweilige Anfrage nötigen Text über OpenRouter an KI-Modelle. Wir nutzen das EU-Routing von OpenRouter und nur Anbieter, die die Daten weder speichern noch zum Training verwenden. Organisationen können Personendaten vor dem KI-Anbieter verbergen, die KI auf Vorschläge beschränken oder ausschalten. Wissensvorschläge und Zusammenfassungen werden vor dem Speichern anonymisiert.

8. Empfänger und Dienstleister

Wir verkaufen keine Personendaten. Wir geben sie nur an Dienstleister weiter, die sie in unserem Auftrag bearbeiten, oder wenn das Gesetz es verlangt:

• Infomaniak (Schweiz): Hosting, Datenbank, Dateien und Backups,
• Sweego (Frankreich): Versand von E-Mails,
• OpenRouter (EU-Routing) und die KI-Anbieter, an die es weiterleitet: KI-Funktionen,
• Meta (WhatsApp) und Threema (Schweiz): nur für Organisationen, die diese Kanäle verbinden,
• Push-Dienste der Browser (etwa von Google, Mozilla oder Apple): Benachrichtigungen für Teammitglieder, die sie aktivieren; der Inhalt ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt.

9. Bekanntgabe ins Ausland

Wir speichern Daten in der Schweiz. Der E-Mail-Versand erfolgt in Frankreich, das nach Einschätzung des Bundesrats und der EU einen angemessenen Datenschutz bietet. Werden Daten in einem Land ohne angemessenen Schutz bearbeitet, etwa in den USA, verwenden wir die vom Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) und der Europäischen Kommission anerkannten Standardvertragsklauseln oder eine andere zulässige Garantie.

10. Aufbewahrung

Wir bewahren Personendaten so lange auf, wie es für die beschriebenen Zwecke nötig oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Kontodaten werden nach Vertragsende gelöscht. Wird eine Organisation gelöscht, werden ihre Daten nach 30 Tagen vollständig entfernt. Die Aufbewahrung von Gesprächen legen unsere Kundinnen und Kunden selbst fest. Verschlüsselte Backups laufen nach höchstens zwölf Monaten ab. Buchhaltungsunterlagen bewahren wir nach Schweizer Recht zehn Jahre auf.

11. Sicherheit

Wir schützen Daten mit technischen und organisatorischen Massnahmen, darunter TLS-Verschlüsselung, mit AES-256 verschlüsselte Backups, verschlüsselt gespeicherte Zugangsdaten, Zwei-Faktor-Authentifizierung, rollenbasierte Zugriffe und ein unveränderbares Audit-Log. Unsere Infrastruktur läuft in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in der Schweiz.

12. Ihre Rechte

Im Rahmen des anwendbaren Rechts haben Sie das Recht:

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Personendaten zu erhalten,
• unrichtige Daten berichtigen zu lassen,
• Ihre Daten löschen oder deren Bearbeitung einschränken zu lassen,
• Ihre Daten in einem gängigen elektronischen Format zu erhalten,
• der Bearbeitung zu widersprechen und Einwilligungen jederzeit zu widerrufen.

13. Beschwerden

Schreiben Sie uns zuerst an privacy@commelia.com; wir helfen Ihnen gerne. Sie können sich auch beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, edoeb.admin.ch) oder, in der EU, bei der Aufsichtsbehörde Ihres Landes beschweren.

14. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unser Dienst oder das Recht ändert. Es gilt die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Kontakt

restful GmbH
Engehaldenstrasse 20, 3012 Bern
privacy@commelia.com